10 formas no convencionales de aumentar la productividad de tu consulta

La productividad de las consultas es, sin duda alguna, el eje central que motoriza nuestros esfuerzos por tener un negocio rentable. De ahí la importancia de mantener un buen y adecuado ambiente de trabajo.  

Bien sabemos que hay un tiempo establecido y que es imposible añadir más horas al día de las ya existentes, por lo tanto, la forma en que podemos aumentar nuestra productividad es buscando estrategias inteligentes. 

Algunas serán tradicionales y otras poco convencionales, pero, lo importante es su eficacia dentro de nuestra organización o lugar de trabajo.

Necesitamos buscar facilidades, no dificultades y, a veces, la mejor forma de lograr nuestro propósito puede ser la menos esperada: luz adecuada, clima agradable, ambiente satisfactorio, horas de siesta, recompensas y muchas otras más.  

En todo caso, la idea de este post es que conozcas diversas formas de lograr tu objetivo y que, en definitiva, te ayuden a aumentar esa productividad tan necesaria para tu negocio. 

Cómo aumentar la productividad de tu consulta

Ayudar al equipo en productividad de consulta

Como somos conscientes de la necesidad de ayudar a nuestro equipo de trabajo en esta tarea, podemos tomar en cuenta los siguientes consejos:  

1. Usar nuevas tecnologías

Es necesario buscar un tiempo en la agenda para enseñarle a tu equipo sobre la importancia de la tecnología y la relación que tiene con la productividad de tu consulta. 

Por ejemplo, utilizar alguna aplicación como vía de comunicación para sustituir horarios, impresión de informes, comunicación y hojas de cálculo. De esta forma lograrás agilizar el proceso. 

Pero, además, estas aplicaciones también nos sirven para saber qué opina nuestro personal sobre el funcionamiento de nuestro centro de salud. 

Podemos hacer encuestas, solicitar comentarios y obtener feedback, pero también mejorar y agilizar otras operaciones con algún software de gestión de proyectos. Ejemplo de esto es Smartsheet, una aplicación que permite la colaboración e intercambio de proyectos y procesos.

Las nuevas tecnologías nos sirven para automatizar las tareas que por vía manual nos llevarían mucho tiempo, como por ejemplo: envío de newsletters, recordatorios, informes, acciones automatizadas, citas y ofertas, entre otras.

Lo fundamental, en todo caso, es que todo el equipo esté capacitado en este sentido.  

2. Ajustar la iluminación  

Diversos estudios demuestran que los empleados pierden al menos unos 15 minutos al día, buscando enfocar la vista como consecuencia de la luz directa

Una iluminación incorrecta genera fatiga ocular y trae como consecuencia: dolores de cabeza, cansancio, irritabilidad, problemas en la vista y, por supuesto, pérdida en la productividad.   

Esto en definitiva produce reacciones negativas a nivel del personal que repercuten en tu centro de salud: bajas laborales parciales o definitivas, bajo rendimiento y errores o baja calidad en el trabajo que se realiza, entre otras. 

Contar con una iluminación adecuada, es, por lo tanto, sumamente necesario para nuestro centro de salud.  

3. Recompensar la productividad  

Los incentivos son una buena forma de generar productividad

Una forma eficaz de mejorar el funcionamiento de tu centro de salud es otorgando algunos incentivos. 

Esto puede hacerse por medio de bonificaciones o recompensas monetarias, cosa que nos ayudará a alentar a nuestro equipo a estar al frente de sus labores con mucho más ánimo y responsabilidad. 

Si no estás en la posibilidad presupuestaria de dar bonus mensuales, trimestrales o anuales de productividad, puedes buscar otras vías, tales como:  

  • Premio o reconocimiento fotográfico al empleado del mes. 
  • Tarjeta de regalo de algún establecimiento de comida, ropa u otros artículos.
  • Reconocimiento público en las redes sociales, blog o página web. 
  • Algún detalle comestible como chocolates, dulces u otro que consideres adecuado.  

4. Adoptar un sistema de análisis  

El análisis de productividad nos permite medir y, valga la redundancia, analizar cuál es la actividad de nuestra clínica. 

A través del seguimiento de los oficios ejecutados y pendientes, logramos evitar que se pierdan u omitan tareas importantes

Pero también podemos medir el trabajo que viene realizando el personal, ver si se han cumplido con las expectativas planteadas y detectar aquellas zonas donde el rendimiento es bajo. 

Para medir la productividad debemos utilizar criterios establecidos con anterioridad y podemos hacerlo de forma manual o con aplicaciones como Clinic Cloud.

Esta herramienta nos ayuda a aumentar el rendimiento, la productividad y mejorar nuestros servicios y la atención al paciente.  

5. Optar por el teletrabajo  

Esto evidentemente no se puede aplicar para todo el personal, puesto que se trata de consultas de salud que ameritan de la presencia física en la mayoría de los casos. 

Sin embargo, en aquellas personas o situaciones en las que exista la posibilidad de hacerlo, es importante tomar el paso y llevarlo a cabo.  

Y esto es positivo, ya que los estudios confirman que algunas personas son mucho más productivas trabajando desde casa.  

Sin embargo, hay que tomar en cuenta que se requiere de mucha autodisciplina para organizarse, que la motivación del trabajador tiende a ser difícil y el control del rendimiento es muy complejo.

Es cuestión de evaluar si realmente funciona para tu centro de salud.

6. Reducir tiempo en reuniones  

Limitar el tiempo de reuniones ayudan en la productividad de consulta

Ya son muchas las empresas alrededor del mundo que están limitando el tiempo que dedican a las reuniones, ya que afectan la eficacia y la colaboración. 

Las investigaciones recientes han revelado que las mismas interrumpen la concentración de las personas y, por ende, hacen que no estén centradas en sus labores.  

Además, el tiempo que se les dedica a estas reuniones termina por afectar la continuidad del trabajo y produce monetarias.  

7. Incorporar la ecología  

Cuando los espacios de trabajo tienen un enfoque holístico y ecológico, pueden observarse mejoras bastante significativas en el manejo de la información, práctica adecuada de estrategias y una mejor respuesta ante situaciones críticas. 

Esto sucede porque en este ambiente se produce un aumento de las capacidades cognitivas y al hacerlo, los empleados tienden a ser mucho más productivos.  

8. Hacer correos electrónicos cortos y con baja frecuencia  

Al hacerlo tenemos una doble ventaja. Por una parte, quien lo hace, reducirá tiempo en la redacción de contenido y podrá utilizarlo para dedicarse de lleno a su responsabilidad laboral. 

Por la otra, la jornada laboral del resto del personal no tendrá interrupciones a cada instante y se evitará pérdida en su concentración, así como el dejar tareas sin completar.  

9. Permitir la siesta  

Las siestas son beneficiosas para el personal

Se ha demostrado a través de distintos estudios e investigaciones que las siestas tienen numerosos beneficios que influyen en una mayor productividad, estas son: 

  • Aumentan la concentración. 
  • Incrementan la creatividad. 
  • Ayudan a eliminar el estrés. 
  • Dan mayor tolerancia ante la frustración. 
  • Disminuyen los errores.  

Permitir pues, que nuestro personal tenga un espacio o un tiempo para tomar la siesta nos traerá beneficios.  

10. Dar refrigerios  

Tal vez suene un tanto extraño, pero se ha comprobado que algunos alimentos logran afectar los procesos cerebrales para mejorar la productividad, entre ellos: café, nueces, bayas, yogur, té verde y chocolate amargo.  

No está demás ofrecer alguno de estos refrigerios a ciertas horas del día y medir el resultado en nuestra consulta.

Otras formas de aumentar la productividad  

Hemos visto a lo largo de este post, que existen distintas formas para mejorar la productividad y, seguramente, muchas de ellas ya las hemos aplicado o al menos escuchado. Otras sin embargo, son un tanto alternativas pero igual de efectivas.

Pero también hay mucas más que son igual de importantes de mencionar y que podemos tomar en consideración: 

  1. Ajustar el termostato. Un adecuado ajuste nos puede ayudar a mejorar. Por ejemplo, un estudio del año 2004 demostró, que, al elevar la temperatura de 68 a 77 grados Fahrenheit, se redujeron los errores de escritura en un 44% y aumentó la producción de ésta en 150%.  
  2. Permitir que naveguen en la web. Las investigaciones sugieren que al permitir que los empleados naveguen moderadamente de forma ociosa por la web ayuda a aumentar su productividad. 
  3. Animar a que mastiquen chicle. Antes de que realicen cualquier tarea cognitiva, pídales que mastiquen chicle por 5 minutos, esto mejorará el rendimiento y, por supuesto, su proactividad. 
  4. Dar «calendarios de cachorros«. Sonará extraño, pero según algunos investigadores de Japón, mostrar imágenes de animales bebés ayuda al personal a ser más productivos.  

Es importante decir que no debemos implementar de una vez todos los elementos que hemos nombrado a lo largo del artículo, porque entonces no sabríamos que nos está funcionando mejor. 

La buena noticia es que las soluciones aportadas tienen un precio muy bajo o ninguno, así que el riesgo es mínimo.  

Para decidir por dónde empezar, debes conocer a tu personal y puedes ir probando por departamentos, personas, oficinas, etc, para ver cuál o cuáles de estas soluciones van generando una respuesta positiva.  

La importancia del trabajo en equipo

Los centros de salud requieren de un personal productivo

Toda consulta, por pequeña que sea, necesita de un personal productivo, ya que esto incrementa la eficiencia y abre oportunidades de mejorar el negocio y, por lo tanto, de obtener mayores ingresos.  

Podemos contar con empleados bien formados y expertos en distintas áreas, pero, si no logran gestionar bien su jornada laboral, de nada nos sirve. Por eso hay debemos dar un paso al frente.

Recordemos siempre, que cuando hablamos de productividad, vamos más allá de una gestión eficiente del tiempo. Se trata de acciones que nos llevan a conseguir objetivos y, por lo tanto, involucran diversos aspectos.  

Mejorar en esta línea nos trae beneficios directos y nos convierte en una organización eficiente y competitiva. Y mientras más competitivos seamos, pues más lograremos sobresalir ante los otros.

De ahí que sea necesario preocuparnos por lograr que los trabajadores aprovechen su día al máximo, no necesariamente por el número de horas, sino por el avance conseguido o por las metas alcanzadas.  

La productividad en tu centro de salud  

Conocer el estado financiero de tu clínica es sin duda algo de suma importancia, pero es absolutamente necesario tener mayor conocimiento del entorno y saber cómo se siente tu personal y también tus pacientes.  

Porque si solo haces un seguimiento de registros financieros, pierdes aspectos que merecen tu atención para poder mejorar. Es decir, tienes que ver el panorama general y completo.  

Hay que tomar en cuenta que aunque los métodos tradicionales para medir la productividad incluyen tiempo y costo, en los centros de salud hay que tomar en cuenta otras métricas que son totalmente medibles, por ejemplo:  

  • Ingresos frente a gastos.
  • Tiempos de espera.  
  • Tasa de reincidencia.
  • Bienestar del paciente.
  • Accesibilidad.
  • Facilidad en la atención.  

En los centros de salud y en las consultas el uso del tiempo debe ser inteligente, tanto para el personal como para los pacientes. Por ello incorporar tecnología es primordial y necesario. Debemos buscar la optimización de los procesos.  

Además, hay que tomar en cuenta que debemos tener espacios cómodos, atención de calidad y un personal altamente motivado.

No está de más ayudar a tu personal a comprender cuáles son los proyectos de mayor importancia y los plazos en que hay que cubrirlos, de esta forma no perderán el tiempo en tareas de menor relevancia.

Todos estos son factores que nos ayudan a aumentar la productividad.  

Cómo medir la productividad

Debemos comprobar las necesidades del personal

Si queremos tomar una buena decisión en cuanto a mejorar la productividad, lo ideal es obtener datos que deben ser verificados y analizados. Más que nada para evitar futuros errores.

Nuestra misión no es buscar control, sino comprobar cuáles son las necesidades y las cosas que podemos corregir.

Una forma de hacerlo es tomando en cuenta los siguientes elementos:

  • Medir en base a las mismas unidades. No debemos comparar periodos laborales del personal con otros periodos más productivos, como horas extras por una oferta especial.
  • Tomar en cuenta indicadores claros. Aunque los datos cuantitativos son necesarios, no podemos obviar los cualitativos. Es decir, que debemos tomar en cuenta los resultados que hemos obtenido con respecto a algunas acciones como: estrategias motivacionales, cursos de formación, etc. Una forma de hacerlo es asignando puntuación a cada tarea.
  • Evalúa cómo es el trabajo en equipo. Además de la satisfacción del personal con las condiciones de trabajo que le ofreces, el sentido de pertenencia, así como su sentimiento con lo retribuido.

En resumen  

Debemos reconocer que todo proyecto, negocio o empresa de éxito necesita necesariamente de un plan, así como de un personal trabajador y con talento para hacerlo realidad.  

Sin embargo, ya sabemos que esto no es suficiente, ya que también es necesario lograr la productividad en nuestro centro, ya que la misma influirá en lo rápido y lejos que deseemos llegar.  

Al hacerlo lograremos aumentar nuestra reputación y rendimiento. Y si bien todos podemos hacerlo, es necesario que identifiquemos qué funciona mejor para nosotros y nuestro negocio.  

Aquí te he dado algunas formas no convencionales que puedes ponerlas en práctica para lograr mejorar la productividad de tu centro de salud y espero que te sean de ayuda.

No olvides escribirme si tienes alguna duda o comentario. ¿Qué otras ideas añadirías éstas?

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