¿Quién no quiere eficiencia en su consulta? Es evidente que todos queremos que nuestros consultorios sean los mejores y se manejen con fluidez y eficiencia. Sin embargo, no siempre es así y existe la posibilidad de que ocurra todo lo contrario.
En realidad puede ocurrir de todo un poco: comentarios negativos, pocos pacientes, ingresos insuficientes, citas con retraso, correos sin responder y muchas cosas más. Porque administrar un centro de salud requiere de herramientas que nos permitan maximizar la productividad.
Es decir, todos debemos esforzarnos en hacer que nuestras prácticas sean lo más eficientes posible, de esta forma obtendremos mayor rentabilidad.
La importancia de la eficiencia en una clínica o consulta médica
Cuando nuestras prácticas no se basan en la eficiencia, los gastos generales representan un 60% de los ingresos totales, en cambio si logramos dicha eficiencia, estos gastos se reducirán a un 35%. ¿Notas la gran diferencia?
Mejorar la eficiencia implica lograr la satisfacción y confianza del paciente, del personal y obtener ganancias en todos los sentidos, ahora, ¿Cómo logramos esto?
Nada es imposible en esta vida, y con algunos sencillos pasos o prácticas adecuadas, podemos hacer que nuestro centro de salud funcione de la forma más eficiente posible.
Es importante que apliquemos diversas estrategias a nivel organizativo, así como hábitos diarios que nos permitan atender los problemas, ahorrar tiempo y obtener el máximo de ganancias.
Para lograr esto, te voy a dar algunos consejos que espero te ayuden a manejar de manera eficiente tu centro de salud.
10 consejos para lograr eficiencia en centro de salud
1. Utiliza la tecnología para automatizar
Para lograr mejorar eficiencia es importante y fundamental contar con la tecnología, ya que ésta nos ayuda a eliminar errores, nos ahorra tiempo y facilita el acceso a los pacientes.
Los adelantos tecnológicos sirven para automatizar las tareas que por vía manual nos llevarían mucho tiempo, como por ejemplo: envío de newsletters, recordatorios, citas y ofertas, entre otras.
Sin embargo, para que esto funcione es necesario que todo el personal esté capacitado y con la mente abierta para aceptar, asumir y manejar la nueva tecnología. Debemos recordar que si no la utilizamos al máximo, en vez de hacer más productivo el proceso, lo puede ralentizar.
2. Usa gestores de reserva online para tus citas
Otra de las formas de ahorrar tiempo es a través del gestor de reserva online, ya que hacerlo te llevará en promedio unos 8 minutos aproximadamente, tiempo suficiente para programar las citas.
Cuando implementamos alguna herramienta de reserva, los pacientes tienen la posibilidad de programar sus propias citas y así reducimos de manera significativa el tiempo que dedicamos a realizar llamadas o contestar emails.
Además, muchas de estas herramientas permiten automatizar muchas más cosas útiles, entre ellas:
- Enviar recordatorios o confirmaciones por correo electrónico a través de un mensaje de texto o WhatsApp.
- Minimizar el tiempo utilizado por el personal en el teléfono para aumentar la productividad.
- Aprovechar los datos dados por el paciente al reservar en línea para enviar recordatorios y boletines.
- Reprogramar citas en caso de que el paciente cancele o no pueda asistir.
- Los empleados pueden concentrarse en sus tareas y dejar de hablar por teléfono. Además, evitas molestar con llamadas a los pacientes cuando se encuentran ocupados o trabajando.
3. Promueve un Stand-up diariamente
El Stand-up empresarial es una herramienta para capacitar al personal a través del humor, con esta práctica se busca mejorar las habilidades y comunicación del equipo, así como lograr un excelente clima de trabajo.
Esta actividad es bastante efectiva y lleva poco tiempo ejecutarla. Su importancia radica en que al mejorar la comunicación en todo el equipo, también se logra la eficiencia.
Aprovecha la ocasión y revisa con el equipo el progreso diario para darle prioridad a las tareas que queden pendientes. Es importante elaborar una lista con lo urgente, lo postergable y lo que es necesario culminar.
Al finalizar el día evalúa y clasifica los procedimientos, las tareas asignadas, las comunicaciones y las fechas, esto con la intención de priorizar y no distraerte en cosas menos importantes.
4. Examina muy de cerca todas las labores que tengas automatizadas
Una automatización adecuada tiene un impacto positivo en la eficiencia, y esto aplica tanto para el personal como para los pacientes. Recuerda que en una clínica o consulta médica, cada minuto es importante.
Antes de hacer la programación piensa en tus clientes: estado laboral, ubicación, edad, etc. No olvides que quien mejor conoce a los pacientes eres tú, ya quien eres el que sabe de sus necesidades y de las situaciones especiales.
Si por ejemplo, tu clínica dental se especializa en odontología infantil, podrías automatizar el envío de felicitación de cumpleaños con una bonita plantilla que les llegara a los padres. Es una forma sencilla de fidelizar y tener un detalle con tus clientes.
5. Logra que los trámites de nuevos pacientes se modernicen
Cuando llega un nuevo paciente generalmente llena un formulario, ¿como es de largo? ¿Crees que causa un efecto negativo en el cliente? ¿No es preferible que lo haga en casa?
Lo recomendable es utilizar formularios online o enviar un correo electrónico a estos nuevos clientes y hacerlo con anticipación, esto ayudará a reducir tiempo en cada visita.
6. Invierte en una sala de descanso
Parece algo superfluo o carente de importancia, pero diversos estudios han demostrado que los empleados se agotan en sus lugares de trabajo y que esto repercute en su salud, además tiene una incidencia directa en los márgenes de ganancia.
Está demostrado que mantenerse trabajando durante un largo período de tiempo sin tener un descanso produce agotamiento y estrés. Mientras que cuando se toma un descanso la mente se refresca y la creatividad se manifiesta, aumentando el nivel de compromiso y la productividad.
Por ello invertir en una sala que sea acogedora y relajante es muy importante, ya que de esta manera el equipo de trabajo podrá revitalizarse y mantenerse productivo todo el día.
A la hora de montar o mejorar tu sala debes tomar en cuenta:
- Tener un sofá cómodo en el que sea posible tomar una pequeña siesta.
- Contar con una cafetera para que disfruten de un café.
- Adquirir un difusor de aceite para tener un ambiente relajante.
- Montar una pequeña biblioteca con la colaboración del equipo, pueden traer revistas, libros, etc.
Una opción alternativa es conversar con tus empleados sobre las cosas que debería tener este espacio y construir juntos la idea.
7. Capacita a tu equipo de trabajo
Muchos especialistas recomiendan invertir en un entrenamiento cruzado, ya que esto permite cubrir a algún empleado que tenga que ausentarse por enfermedad o cualquier otra causa.
Este tipo de entrenamiento ayuda a crear un equipo flexible, duradero, ágil y eficiente, pero también deja en claro que valoras el trabajo en equipo, así como la flexibilidad. Esto permite tener un mejor ambiente de trabajo.
Puedes hacer ensayos generales en los que los empleados ocupen el puesto de otros y aprendan a ejecutar las tareas u oficios. Luego pídales que digan dónde tienen fallas para poder mejorar.
Tal vez al principio puede resultar abrumador pero al final valdrá la pena. Puedes entrenar durante fechas de poca actividad para no interrumpir tu rutina.
8. Delega cuando sea necesario
Algunas tareas pueden ser delegadas y, aunque a muchos no les gusta ceder el control y es entendible, siempre es necesario confiar en el equipo. Sin embargo, cuando tengas o decidas hacerlo sigue estos pasos:
- Analiza con cuidado las tareas que vas a delegar.
- Delega según las capacidades, responsabilidades y fortalezas de un empleado en particular.
- Dedica el tiempo necesario para enseñar la forma en que deseas que completen las tareas.
- Una vez que delegues confía un poco y recuerda que un desempeño perfecto no se logra de inmediato.
9. Opta por un sistema de mensajería que sea seguro
La programación, comunicación, recordatorios y citas son importantes para lograr eficiencia en centro de salud, pero se necesita de un sistema seguro para poder intercambiar información.
Por eso se recomiendan plataformas que protejan los datos y permitan comunicar mensajes confidenciales a socios, empleados y pacientes.
10. Resuelve problemas reales
No menos importante es atender los obstáculos que enfrentan tus empleados o equipo, para ello puedes:
- Tener reuniones mensuales para escuchar sugerencias que ayuden a mejorar la productividad.
- Preguntar a tu equipo sobre los desafíos que tienen.
- Animarlos a que compartan las historias exitosas que hayan notado que podrían funcionar.
Lo importante es atender y resolver cualquier problema que puedas tener.
Una consulta de salud eficaz, eficiente y efectiva
Se dice que todo negocio debe contar con estos 3 elementos para garantizar una buena gestión y lograr los objetivos propuestos.
Esto significa que la eficacia es aquello que hacemos para conseguir las metas, mientras la eficiencia es nuestra capacidad o el cómo hacemos para conseguirlas y la efectividad es la mezcla perfecta de las anteriores.
Por lo tanto estos 3 factores son claves para que tu centro de salud sea competitivo y eficiente. Entenderlos y controlarlos es fundamental para ti.
Cómo potenciar los 3 factores
Para lograr la eficacia, eficiencia y efectividad que necesitas para tu centro de salud puedes seguir los siguientes consejos:
No pierdas tiempo
La eficacia y la eficiencia pueden aumentarse si logramos utilizar adecuadamente el tiempo. Para ello realiza el siguiente ejercicio con cada miembro del equipo: observa cada minuto invertido durante el día.
Anota la hora en que comienza una tarea, en qué consiste, cuando finaliza y si ha ocurrido alguna interrupción. Al finalizar la jornada sabrás bien como distribuyes tu tiempo y cómo puedes mejorar.
Intenta delegar todas aquellas cosas que no correspondan estrictamente a tu trabajo y que representen un handicap para ti: desde el mantenimiento de la web de tu consulta a la gestión de tus redes sociales, etc. Con el tiempo lo agradecerás.
Distribuye bien tu tiempo
Es necesario ser realista y organizar tus tareas según tu capacidad de trabajo. De nada vale tener tu programación repleta si luego no puedes cumplir. Siempre anota y prioriza las tareas que vas a desarrollar y calcula el tiempo que crees que te llevará cada una
En tu planificación incluye tiempos de descanso para tomar café o aire.
Siempre prioriza
La organización y el saber priorizar aquellas tareas que son importantes es eficiencia. Así que es importante dedicar tus mañanas para hacer una planificación del día y tratar de ejecutar el plan.
Puedes utilizar algún programa o herramienta tecnológica para organizar tu trabajo y colocar tus objetivos.
Recuerda delegar
Como lo mencionamos al principio de este post, una parte de trabajar en equipo es saber delegar, ya que las responsabilidades compartidas son la clave para lograr eficiencia, eficacia y efectividad.
Que tu espacio de trabajo te motive
La concentración, inspiración y motivación se conectan a tu espacio de trabajo y a su vez con la productividad, de allí que sea necesario tener un ambiente que nos proporcione la energía necesaria para cumplir nuestra jornada de una manera eficaz y eficiente.
Esto es especialmente importante en consultas de psicología y terapias, donde es tremendamente importante tener esos momentos de serenidad o pequeños «breaks» entre sesiones.
Herramientas tecnológicas
Definitivamente la tecnología es una fuente importante de ayuda para que las empresas aumenten la rentabilidad de sus empresas o negocios. Las herramientas disponibles mejoran la eficacia en los procesos y permiten que el centro de salud sea innovador y capaz de enfrentar el futuro.
Muchos centros de salud no se animan a utilizar la tecnología por considerarla costosa, pero esto en realidad es un tabú, ya que hay un abanico de posibilidades en el mercado que nos permiten cumplir con nuestras expectativas y que se adaptan a nuestro presupuesto.
Sólo es cuestión de buscar aquella que nos convenga y nos sea beneficiosa, pero por nada del mundo debemos dejar a un lado la tecnología, todo lo contrario, es nuestra mejor aliada.
Trabajando la eficiencia en tu centro de salud
Como habrás leído mantener eficiencia en tu centro de salud es fundamental y necesario para tener un negocio exitoso. Ya sabes que entre las opciones para lograrlo está la de destinar recursos en sistemas que te permitan operar de manera correcta tu negocio, desde el área financiera hasta la comunicacional.
Incluir la tecnología te brindará una infinidad de beneficios para que puedas lograr tus objetivos en menor tiempo y con menores recursos, ya que la comunicación mejora notablemente entre los pacientes, el equipo de trabajo y los nuevos clientes. Además, las tareas y la jornada diaria se vuelven más fluidas.
No olvides o incluye la regla de las tres E: eficacia, eficiencia y efectividad, ya que harán que tu centro de salud sea competitivo y exitoso. Siempre fija correctamente tus objetivos y busca el mejor camino para lograrlos.
Sólo espero que tomes en cuenta los consejos que te he dado y que al aplicarlos logres una notoria mejoría en los procesos, la comunicación y, por supuesto, en tus ingresos.
¿Has usado alguna otra técnica o consejo que quieras compartir?