Cómo usar Calendly, una de las mejores formas de programar tus videoconsultas

¿Sabes qué es Calendly? Si has escuchado hablar de este programa y no sabes cómo utilizarlo y sacarle provecho o sencillamente jamás lo has oído nombrar, entonces haré todo lo que está a mi alcance para darte la información precisa que requieres en estos momentos.

Te comento que Calendly es una poderosa herramienta web con la que puedes organizar y mejorar la eficiencia en tus tareas diarias, facilitar el trabajo y hacer videoconsultas de forma sencilla y poco complicada. 

Seguro estamos de acuerdo en que la organización y planificación de nuestras reuniones es una misión que implica cooperación, coordinación y tiempo, además de que puede resultar bastante tediosa, debido a que tenemos que tomar en cuenta horarios, fechas, recordatorios y grupos de trabajo.

Todo esto puede ser simplificado y sincronizado con Calendly, ya que es un software organizacional cuyo fin es el de optimizar, programar y organizar tu agenda de manera automatizada, creando un calendario que es visible públicamente. 

Es, en definitiva, una aplicación que puede ser super útil para por ejemplo, pequeños centros de fisioterapia o consultas privadas de psicología o desarrollo personal, que no tengan secretaria y se arriesguen a perder clientes por no poder atender llamadas.

¿Por qué usar un programa de videoconsultas?

Antes de entrar en el tema, es necesario recordar que en otras oportunidades he escrito sobre la importancia de las videoconsultas para los centros de salud, ya que cada día más los pacientes las demandan, y evidentemente, no podemos quedarnos atrás. Nuestro negocio depende su éxito de incorporar esta práctica.

Pero, ¿qué es una videoconsulta y qué necesitas para poder hacerla? La respuesta es bastante sencilla, y el mismo nombre no los indica. Efectivamente, es una forma de comunicación entre el profesional de la salud y el paciente, a través de algún dispositivo de vídeo, independientemente del lugar en que se encuentren ambos. 

Hoy en día la distancia o la dificultad de desplazarse ya no son un impedimento para poder brindar asistencia médica. Y si tomamos en cuenta que esta práctica ha sido o ha tomado gran impulso luego de comenzada la pandemia, pues es lógico que muchos centros de salud hayan invertido tiempo, planes y recursos para adquirir las herramientas y los conocimientos necesarios para lograr ejecutar las videoconsultas. 

Es necesario recordar que para poder llevar a cabo estas videoconsultas, tanto el paciente como el profesional de la salud, deben contar con un dispositivo con cámara y conexión a Internet, esto como requisitos básicos. Pero para lograr un verdadero éxito es necesario utilizar algunos programas y, en este caso, hablaremos de Calendly. 

Calendly para programar nuevos clientes de tu centro de salud  

Con esta herramienta y, a través de un enlace en tu sitio web, puedes programar llamadas telefónicas, sesiones de admisión, configurar citas, programar de forma automatizada, hacer reservas, invitar o enviar documentación por correo electrónico .  

Ahora, existen distintos paquetes que se adaptan a las necesidades de cada profesional o negocio y las funciones internas tendrán una variación según tu escogencia, en todo caso, este sitio web te ofrece la oportunidad de probar la versión pro por un período de 15 días, de esta forma podrás conocer la forma en que opera.  

Lo importante es, independientemente de la versión, que la configuración es sumamente sencilla y que para comenzar a utilizarla sólo necesitas de un correo, contraseña o hacer un registro automático con tu cuenta de usuario de Google. 

Posteriormente te mostrará un calendario para que indiques tus horarios laborales o días que trabajas. 

Creando una clínica de salud virtual 

Como Calendly es un servicio que permite realizar programaciones en línea y en tiempo real, los profesionales y sus equipos pueden trabajar en forma remota, integradamente, tanto en línea como fuera de línea. 

Para crear tu cuenta debes, como dije anteriormente, registrarte en su página con un correo electrónico o con tu cuenta de usuario de Google. Allí te mostrará un calendario para que indiques tus horarios de atención, así como los días en que trabajas. 

También deberás señalar el rol que tienes en el centro de salud, por ejemplo: ventas, autónomo, profesional, etc. De esta forma el programa lo que busca es facilitar tu experiencia y tener un soporte personalizado. Realmente es bastante intuitivo, así que no tendrás inconveniente alguno.

Ya concluido ese paso, podrás subir tu logo, completar tu perfil, agendar citas e integrarte a otras plataformas para crear reuniones, compartir enlaces y actualizar contactos y registros. Entre las opciones de integración puedes encontrar: Chrome, Zoom, Salesforce y Linkedin, entre muchas otras. 

Ventajas de usar Calendly

Ya sabes cómo iniciarte en esta herramienta y la manera de comenzar a trabajar con ella. En todo caso, es bueno agregar que es un programa bastante amigable y te adaptarás muy rápido a él. Pero también es bueno que conozcas otros de sus múltiples beneficios, entre ellos: 

• Puedes añadir tiempo extra antes o después de algún evento. 
• Envía notificaciones constantes vía email, para evitar ausencias del personal en las reuniones. 
• Para evitar alguna confusión detecta la zona horaria del paciente o invitado. 
• Permite programar citas limitadas durante el día. 
• Puedes cambiar el estilo gráfico y logo para adaptarlo a tu negocio. 
• No permite programar reuniones de último minuto, esto para que puedas prepararte con antelación. 
• Tiene variadas opciones para que te permiten personalizar las reuniones y calendarios. 

Además de las ventajas enumeradas, debemos decir que utilizando un simple código te es posible que integres el calendario a tu web, logrando con ello que tus pacientes puedan ver la disponibilidad que tienes. Adicionalmente, puedes invitar a personas externas a obtener su cita con tan solo compartir tu enlace. 

Cuál es el precio de Calendly

Este programa cuenta con distintos planes de precio y cada uno tiene funciones particulares que dependerán del plan adquirido pero siempre tienes la posibilidad de encontrar aquel que mejor se adapte a tus necesidades. Puedes pagarlo mensual o anualmente y escoger entre:

1. Plan Basic. Es completamente gratuito y cuenta con: una conexión de calendario por persona, posibilidad de conectarse a los calendarios de Google, Outlook, Office 365 e iCloud, permite acceder a Calendly por la web, Android e iOS. También puedes tener un evento activo o crear eventos y reuniones ilimitados privados, además te ofrece notificaciones automatizadas de los eventos.
2. Plan Essentials. Tiene un costo de 8$ al mes y, además de las funciones del plan básico, también tiene: 2 conexiones de calendario por persona, eventos activos ilimitados, posibilidad de crear eventos grupales, envío de recordatorios y seguimientos a los invitados por correo electrónico, actualización en la política de cancelación, posibilidad de añadir enlaces a las páginas de confirmación, así como ver informes y métricas.
3. Plan Professional. Su precio es de 12$ mensuales y como funciones adicionales tiene: 6 conexiones de calendario por persona, eventos activos ilimitados, forma de personalizar recordatorios y notificaciones de correo electrónico, notificaciones de reuniones por mensaje de texto, creación de flujos de trabajo automatizados, capacidad de redirigir a los invitados. Es ideal para pequeños equipos.
4. Plan Equipos. Este por su parte tiene un precio de 16$ mensuales y sus funciones extras son: 6 conexiones de calendario por persona, eventos activos ilimitados.Si bien se parece mucho al Plan Professional, está diseñado para equipos que requieren mayor colaboración.
5. Plan Empresa. Para saber su precio es necesario comunicarse con la empresa, pero tiene como funciones: 6 conexiones de calendario por persona y eventos activos ilimitados, además de las mencionadas en los planes descritos anteriormente. Es funcional para grandes equipos que requieren soporte avanzado.

Preparar y atender una videoconsulta de salud 

Ya hemos visto lo beneficioso que es incorporar la telemedicina a nuestras prácticas diarias y tal vez estés decidido a utilizar Calendly como una herramienta de apoyo para tus videoconsultas médicas. Por ello he elaborado algunas mínimas recomendaciones para que puedas implementar esta práctica con éxito. 

Antes de comenzar a prestar este tipo de servicio, es sumamente importante que el centro o el profesional de salud, haya decidido el tipo de consulta que va a realizar en esta modalidad de atención, así como aquella que no está dispuesta o que, por razones médicas, es imposible ofrecer. 

Ya analizado este punto y sabiendo la atención que podrás ofrecer, recomiendo que estés atento a los siguientes puntos: 

• Adquirir una conexión a Internet que funcione de manera adecuada, mientras más rápida mayor eficiencia y mejor calidad en la atención. 
• Contar con un lugar adecuado y tranquilo desde donde se va a realizar la conexión. Este debe estar libre de ruidos o de cualquier distracción que dificulte la comunicación entre el profesional y el paciente. 
• Revisar previamente la historia clínica del paciente así como el motivo por el cual éste está solicitando una consulta.
• Si la videoconsulta no es no es en tu centro de salud o consultorio médico, siempre debes mantener un aspecto profesional, tal como si estuvieras en tu lugar de trabajo.

Tipos de asistencia remota con Calendly

Dependiendo de la necesidad del paciente que se resuelve o se puede resolver, hay distintos tipos de videoconsultas que es importante tomar en cuenta, entre ellas: 

• Consultas. Aquellas que pueden hacerse de forma remota y en la que el paciente-médico interactúan para brindar atención primaria. Pueden hacerse a través de llamadas de voz o vídeo. 
• Diagnóstico. Es la práctica que puede ser realizada intercambiando datos entre profesionales, áreas, equipos u otras instituciones médicas u hospitalarias por medio de una comunicación remota de asistencia y colaboración. 
• Monitoreo. Se trata de hacer un seguimiento y control de la persona, así como de los indicadores biométricos o fisiológicos de algún paciente. Con esto se reduce de forma considerable las visitas médicas presenciales. 

Otro de los servicios que podemos hacer a distancia es obtener información de pruebas e historial médico sin importar la ubicación de pacientes o profesionales. 

¿Son las videoconsultas una buena experiencia para el paciente?

Con la pandemia, las nuevas tecnologías y las innovaciones en telemedicina permitieron a las personas obtener acceso a algunos tratamientos desde la distancia, y esto evidentemente, se hizo con mayor rapidez y sin el temor de salir a la calle y contagiarse. 

Pero también los pacientes lograron recibir transparencia en el acceso a su historia clínica, cuya lectura era antes sólo privilegio de sus médicos, esto a su vez les permitió asumir una mayor responsabilidad sobre dicha información.  

Otros por su parte, han podido estar al tanto del estado de su salud o recurrir a alguna consulta en caso de necesitarlo y esto, desde la comunidad de su hogar. Así que, efectivamente, las videoconsultas han sido absolutamente, una excelente experiencia para los pacientes. 

Pero también lo han sido para el personal médico quienes tuvieron la ventaja de llegar a más personas desde un mismo lugar, reduciéndoles el tiempo de viajar de un lugar a otro.

Además les hizo posible monitorear y hacer seguimiento de manera remota a sus pacientes. Por otra parte, la tecnología permitió disminuir de manera drástica el papeleo, esto debido a que los datos pudieron ser o son almacenados en plataformas digitales y son registrados de forma automática durante la videoconsulta.

Calendly una herramienta a tomar en cuenta 

Hoy podemos afirmar que las videoconsultas son absolutamente necesarias en nuestra práctica diaria. Con ellas podemos enviar y almacenar información, mejorar los procesos internos y lograr una comunicación efectiva. 

Toda asistencia remota es un factor clave en el mundo de hoy y así lo han demostrado, tanto las empresas o negocios, como el aumento en la demanda por parte de los pacientes. 

Siendo hoy una prioridad y una solución para los centros de salud, entonces siempre es positivo ayudarnos con algún programa que nos alivie el trabajo y nos permita hacer uso adecuado de esta tecnología. 

Calendly nos ofrece soluciones en este y otros muchos aspectos, queda en todo caso evaluar si es el programa que estás buscando y necesitando para tu centro de salud. 

Ojalá este post haya podido aclarar cualquier duda que tuvieras sobre el programa en particular y las videoconsultas en general. ¿Cuál ha sido tu experiencia con las videoconsultas?.