¿Has probado o conoces Calendly? Si ya lo conoces entonces te brindaré información de cómo puede ayudarte en tu consulta online, en caso contrario, conocerás para qué sirve y cómo puedes sacarle el máximo provecho.

Lo que si te puedo adelantar es que se trata de una excelente herramienta web con la que puedes organizar y mejorar la eficiencia en tus tareas diarias, facilitar el trabajo y agendar de forma sencilla tus consultas online. 

Pero con esta plataforma también podrás, a través de un enlace en tu sitio web, programar llamadas telefónicas, sesiones de admisión, configurar citas, programar de forma automatizada, hacer reservas, invitar o enviar documentación por correo electrónico y mucho más.

Si no sabes cómo comenzar a utilizar esta herramienta o deseas obtener más información antes de decidirte, te invito a leer mi artículo: «Cómo usar Calendly y potenciar tus videoconsultas».

Pero, en todo caso, lo importante es saber que los programas de este tipo nos aportan muchos beneficios que van más allá del solo hecho de agendar, por lo que es fundamental sacarle todo el provecho que podamos.

Sin embargo, antes de entrar en el tema a profundidad, hablaremos un poco sobre las consultas médicas online y los beneficios que tienen para nuestras consultas de salud.

¿Qué es una consulta de salud online?

Las consultas online, son citas que se realizan de forma telemática: teléfono, chat, videoconferencia o correo. Este tipo de consultas se han extendido por el mundo cada día más, ya que nos permiten ahorrar tiempo y tener una mejor organización de la agenda, entre otras ventajas.

Es por ello que muchas de las consultas de salud buscan como parte de sus soluciones algunos softwares que los ayuden en la gestión online del negocio. Ya realizando la consulta, ya para agendar o simplemente para hacer seguimiento. Todo depende de lo que requiera el profesional para su negocio.

Características de las consultas online

Las consultas online tienen algunas características que las favorecen, entre las que están:

• El proceso es muy sencillo y con pocas complicaciones. 
• La consulta de salud puede establecer sus propios protocolos, según sus necesidades y realidades.
• El profesional de la salud puede acceder a la cita desde su agenda a cualquier hora o en cualquier lugar.
• Es posible enviar recordatorios, suspensiones, promociones, ofertas o información por distintos medios, entre ellos SMS.
• Poder acceder al historial médico de los paciente desde cualquier parte.
• De ser el caso, se puede emitir un primer diagnóstico por esta vía.
• Se puede hacer un seguimiento del paciente de forma online.
• Permiten atender a los pacientes sin importar su ubicación geográfica, lo que minimiza los desplazamientos.
• La lista de espera en la consulta puede aliviarse. 
• Ayudan a reducir diversos gastos, incluido el papel y las impresiones.

Ventajas de las consultas online

Ya sabemos que este tipo de consultas son una opción real en la actualidad y que cada día van en aumento, así que veremos sus ventajas, están son:

• Son mucho más económicas que las consultas presenciales.
• El registro de la cita es totalmente automático.
• Los pacientes ahorran en espera, traslado y pago.
• Tanto el registro como la información o diagnóstico pueden ser enviadas por email o móvil.
• Se puede acceder al servicio en cualquier lugar del país.
• Ofrecen mayor comodidad, ya que permiten el acceso al servicio desde el lugar donde te encuentres.
• La atención es oportuna y no tiene limitaciones de distancia o lugar.
• Permite que las personas encuentren especialistas que les den una segunda opinión médica.

Cuáles son las limitaciones de las consultas online

Hemos vistos que existen numerosas ventajas en el caso de las consultas online, ahora veremos algunas de sus limitaciones, entre ellas:

• Si la emergencia es complicada o hay una enfermedad grave, la atención online puede que sea poco práctica, insuficiente o no viable.
• A veces es necesario realizar exámenes físicos para poder establecer un diagnóstico.
• Si es primera vez que la persona utiliza este sistema, puede tener dudas sobre el especialista que debe seleccionar.
• En algunos casos, los pacientes prefieren un contacto personal inicial antes de recibir una consulta online.

Es decir, las consultas online son un complemento del sistema presencial y no lo sustituye completamente. De allí que será el profesional de la salud quien indique lo que será necesario y cómo hacerlo.

Beneficios de usar Calendly en tus consultas online

Esta plataforma tiene la ventaja de ser muy amigable y por lo tanto fácil de usar, pero también tiene muchos otros beneficios de importancia, entre ellos se encuentran: 

1. Con la versión gratuita de Calendly

• Agendar consultas de forma automatizada.
• Crear un calendario totalmente personalizado con: horarios, duración, período de tiempo y zona horaria del paciente.
• Personalizar el email de invitación.
• Contar con notificaciones automáticas.
• Conectar con Outlook, Office 365 y Google Calendar.
• Crear formularios de preguntas.
• Reagendar.

2. Con los planes pagos de Calendly

Si desean adquirir alguno de los planes pagos, entonces tendrás algunas ventajas extra, estas son:

• Enviar emails de forma automática para hacer seguimiento o como recordatorio.
• General link automático con Zoom.
• Agregar algún procesador de pago como (Paypal, Stripe o Salesforce).
• Integrar con el pixel de Facebook.
• Añadir branding al calendario.
• Contar con métricas y reportes.
• Integrar con Zapier.

Cómo agendar tus consultas en Calendly

Ya sabes cuales son las ventajas que tendrás con esta práctica herramienta, entonces es hora de comenzar a utilizarlas para agendar tus consultas, y, para ello, debes seguir los siguientes pasos:

1. Lo primero que deberás hacer es crear tu cuenta en Calendly con Google o el email de tu preferencia y, posteriormente, tendrás que verificarla.
2. Luego puedes personalizar tu cuenta, eligiendo un nombre para el link que vas a utilizar y que te servirá para que los pacientes te reconozcan y puedan escojer el horario en el calendario. Si lo deseas puedes fijar la zona horaria.
3. Al terminar la configuración básica, se te mostrarán 3 calendarios que ya están predeterminados: uno de 15 minutos y otros de 30 y 60 minutos.
4. Si lo deseas puedes utilizar alguno ya creado o comenzar desde cero, si esta última opción te interesa, entonces debes dar clic al botón «New event type». Luego escoger «One-on-one», después «Create» y colocar los datos allí solicitados (nombre, locación, Zoom, descripción e instrucciones de funcionamiento de la sesión, la url de tu calendario y el color).
5. Una vez colocados los datos anteriores, le das a «Next» y comienzas a incorporar los datos de llamada: duración, fecha, zona horaria, horarios y visibilidad en tu página principal.
6. Dale a «Next» y te aparecerán opciones adicionales que puedes utilizar, como personalizar el email de invitación o agregar alguna política de cancelación.

Ventajas de un programa online para agendar  

Parte de mejorar la calidad y acceso a los servicios, es contar con las tecnologías de la información, las cuales, hoy día, son de suma importancia en las actividades relacionadas con todas las áreas, incluida la de la salud. 

Y es que en la actualidad, hay muchos aspectos de nuestro negocio que pueden ser potenciados y mejorados con dicha tecnología, desde la comunicación y atención, hasta la gestión y finanza de la consulta. 

Entre los beneficios de contar con una herramienta para agendar online se encuentran los siguientes:

1. Aumentar la eficiencia y calidad 

Es posible elaborar y tener fichas electrónicas personalizadas en las que podemos llevar los registros de nuestros pacientes de manera efectiva. Además, los datos pueden utilizarse en procesos automatizados para mejorar la atención.

2. Facilitar las citas 

Ya no es necesario que el paciente llame por teléfono o se acerque al consultorio para concretar su cita. Ahora puede hacerlo desde su ordenador, tablet, laptop o smartphone y agendar según su día y hora preferidos. 

3. Mejorar la comunicación

Esto es debido a que los elementos de los programas para agendar citas permiten tener buena comunicación en distintas direcciones, como por ejemplo: 

• Los colaboradores autorizados pueden tener acceso a las fichas electrónicas y trabajar con ellas. 
• Los pacientes pueden agendar sus propias citas. 
• Es posible enviar notificaciones automáticas a los pacientes: promociones, ofertas, recordatorios, informes y más. 
• Contamos con reportes y estadísticas totalmente automatizadas. 

4. Incrementar nuestra productividad 

Gracias a las distintas funciones que poseen este tipo de herramientas, podemos conocer el desempeño general o particular de los profesionales de nuestra consulta, así como también llevar nuestro registro de finanzas.

Esto a su vez, nos permite evaluar el desempeño de nuestro negocio y generar las estrategias necesarias para mejorar nuestra productividad a nivel operativo y financiero. 

5. Fidelizar clientes 

Es posible mantener contacto directo y cercano con nuestros pacientes, enviarles informes, campañas, ofertas, encuestas y más. De esta forma logramos mantener una mejor y más estrecha relación, cosa que nos ayuda a fidelizarlos.

Precios de Calendly

Existen distintos paquetes que se adaptan a las necesidades de cada profesional o negocio y las funciones internas tendrán una variación según la que prefieras, en todo caso, este sitio web te ofrece la oportunidad de probar la versión pro por un período de 15 días para conocer la forma en que opera.  

Cada plan tiene sus funciones particulares pero siempre tienes la posibilidad de encontrar aquel que mejor se adapte a tus necesidades. Puedes pagarlo mensual o anualmente y escoger entre:

1. Plan Basic. Es completamente gratuito y cuenta con: una conexión de calendario por persona, posibilidad de conectarse a los calendarios de Google, Outlook, Office 365 e iCloud, permite acceder a Calendly por la web, Android e iOS. También puedes tener un evento activo o crear eventos y reuniones ilimitados privados, además te ofrece notificaciones automatizadas de los eventos.
2. Plan Essentials. Tiene un costo de 8$ al mes y, además de las funciones del plan básico, también tiene: 2 conexiones de calendario por persona, eventos activos ilimitados, posibilidad de crear eventos grupales, envío de recordatorios y seguimientos a los invitados por correo electrónico, actualización en la política de cancelación, posibilidad de añadir enlaces a las páginas de confirmación, así como ver informes y métricas.
3. Plan Professional. Su precio es de 12$ mensuales y como funciones adicionales tiene: 6 conexiones de calendario por persona, eventos activos ilimitados, forma de personalizar recordatorios y notificaciones de correo electrónico, notificaciones de reuniones por mensaje de texto, creación de flujos de trabajo automatizados, capacidad de redirigir a los invitados. Es ideal para pequeños equipos.
4. Plan Equipos. Este por su parte tiene un precio de 16$ mensuales y sus funciones extras son: 6 conexiones de calendario por persona, eventos activos ilimitados.Si bien se parece mucho al Plan Professional, está diseñado para equipos que requieren mayor colaboración.
5. Plan Empresa. Para saber su precio es necesario comunicarse con la empresa, pero tiene como funciones: 6 conexiones de calendario por persona y eventos activos ilimitados, además de las mencionadas en los planes descritos anteriormente. Es funcional para grandes equipos que requieren soporte avanzado.

Para finalizar

A lo largo de este post hemos visto las características, importancia y uso de Calendly. En realidad sus ventajas ayudan a todos, tanto a los profesionales de la salud como a los pacientes. Ambos se ven beneficiados, sin duda alguna.

En el caso de los pacientes, estos utilizan cada día, y con mayor frecuencia, las reservas online para concertar sus citas, así como las consultas de este tipo. 

Por lo tanto, contar con la disponibilidad de una herramienta que nos permite lograr consultas, citas, confirmaciones por correo y otras cosas más, es altamente agradecido y apreciado para ellos.

En el caso de los profesionales de la salud este tipo de software permiten mejorar la carga de trabajo y ayudan en la consulta, no solo agendando, sino para realizar seguimiento y mejorar la relación con el paciente.

Como puedes ver, Calendly es una buena opción para agendar consultas online, y aunque si bien no es la única, es una de las más recomendadas por su diversidad de planes e interfaz amigable.

Espero que la información que te he dado sobre esta herramienta, sean de mucha utilidad para ti y tu consulta de salud. Anímate, y has una prueba de forma gratuita. Y para cualquier duda no dudes en contactarme.